Medieklipp
Helseforetakenes egen evaluering: 11 læringspunkter fra ambulansefly-anskaffelsen
Anskaffelsen var grundig og «etter boka», likevel er det 11 læringspunkter å ta med seg videre til neste gang man eventuelt skal konkurranseutsette luftambulansetjenesten.
Slik kan evalueringen av anskaffelsen av ambulansefly-tjenesten i regi av de fire regionale helseforetakene oppsummeres, ifølge Anbud365.
Nå foreligger evalueringsrapporten, som står på kartet til styremøtene i disse helseforetakene i disse dager – før den sendes Helse- og omsorgsdepartementet.
Helse Vest RHF fikk ansvar for å gjennomføre en evaluering av prosessen med anskaffelse av ambulanseflytjenester på vegne av de tre andre regionale helseforetakene.
Evalueringen omfatter anskaffelsens strategi-, oppstart-, konkurransedokument- og gjennomføringsfase. Etterlevelse av rettsregler som regulerer offentlige anskaffelser er ikke vurdert, fremgår det av sakspapirene for styremøtene.
I rapporten fra evalueringen er læringspunktene listet opp – for oppfølging av aktører med ansvar i forbindelse med kommende anskaffelser av luftambulansetjenester:
- Utfordringer og muligheter forbundet med konkurranseutsetting av luftambulansetjenester må utredes i god tid før neste anskaffelse skal skje.
- Alle aktørers roller og ansvar må tydeliggjøres i planleggingen av anskaffelsesprosessen. Dette gjelder også eiere og styret for Luftambulansetjenesten HF. Rollen som styringsgruppe bør holdes adskilt fra styrets ansvar. Styringsgruppe for anskaffelsen bør settes sammen basert på kompetansekriterier.
- Tidsplan for anskaffelsesprosessen må fastlegges så tidlig som mulig. Det må sikres nødvendig tid for forankring av anskaffelsesstrategi og kvalitetssikring og sluttføring av kravspesifikasjon.
- Strategiske valg og konsekvenser av kravspesifikasjon skal belyses og kvalitetssikres kostnadsmessig.
- Anskaffelsens kompleksitet må reflekteres i helhetlige risikovurderinger gjennom alle faser, fra strategiutforming til implementering av ny leverandør. Risikovurderinger forankres i styringsgruppen og forelegges styret for luftambulansetjenesten HF og eierne.
- Følgene av valg med hensyn til om det skal legges til grunn virksomhetsoverdragelse eller ikke i forbindelse med anskaffelsen må utredes grundig i en risikokontekst i strategifasen av anskaffelsen. Herunder må risiko for å miste verdifull og kritisk kompetanse og erfaring vurderes særskilt.
- Alle juridiske vurderinger skal dokumenteres skriftlig.
- Kontraktsutformingen må søke å forbygge at operatører ved et skifte ikke kommer i en situasjon hvor utenforliggende forhold vanskeliggjør kontraktsoppfyllelse for partene.
- Anskaffelsesdokumentene (kontrakten) må underbygge forutsetningen om samarbeid mellom avtroppende og påtroppende leverandør. Det må videre legges vekt på incitament og/eller sanksjonsmuligheter for avtroppende og ny leverandør ved overføring av oppgaver, spesielt for samfunnskritiske funksjoner, herunder opplæring/overgang av personell.
- Ved operatørbytte må det legges til rette for gradvis utfasing/innfasing av ny operatør gjennom en lenger periode.
- Flere leverandører av tjenestene ville kunne virke risikoreduserende. Den vedtatte base- og flystruktur bør vurderes slik at tilbud kan inngis for en tjeneste med flere leverandører.
